En las páginas que siguen verá, módulo por módulo, qué hace falta de verdad para llevar el día a día de una clínica de estética o dermatología sin hojas de cálculo, sin diez programas distintos y sin pagar una cuota cada mes para siempre.
Agenda multi-puesto: recepción, consultas y cabinas a la vez
El corazón de una clínica es la agenda. GestioClinic ofrece una vista por profesional y por sala, de modo que recepción ve a la dermatóloga, al médico estético y la cabina de láser en una sola pantalla. Las citas se encadenan en serie (las cinco sesiones de un bono, las revisiones de seguimiento), hay lista de espera y aviso de cita por WhatsApp para reducir las ausencias.
Lo importante es que esa agenda es multi-puesto: recepción, cada consulta y la tablet de firma trabajan sobre la misma agenda en tiempo real, conectadas por la red local de la clínica. No hay «la versión de recepción» y «la versión del médico»: es el mismo programa, sincronizado, sin coste por usuario añadido.
Ficha de paciente e historia clínica
Cada paciente tiene su ficha con historia clínica, alergias, antecedentes, tratamientos en curso y etiquetas (paciente de mutua, tratamiento estético privado, seguimiento de lunares). Las notas clínicas quedan firmadas y son inmutables: una vez cerrada una evolución, no se reescribe el pasado, se añade una corrección con su fecha. Esto es exactamente lo que se espera de una historia clínica seria si algún día hay una reclamación.
El acceso es por roles. La recepcionista gestiona citas y cobros pero no tiene por qué leer el detalle clínico; el médico ve la historia completa; gerencia ve los números. Y cada visualización de una historia queda registrada, tal como la Agencia Española de Protección de Datos espera en el ámbito sanitario.
Consentimientos informados en tablet
En medicina estética el consentimiento informado verbal ya no protege a la clínica. GestioClinic incluye plantillas de consentimiento versionadas por tratamiento (toxina botulínica, rellenos, láser, peelings, cirugía dermatológica menor…), que el paciente firma en la tablet, con sello de tiempo entre el momento en que se le informa y el momento en que firma. El resultado es un PDF sellado que queda enganchado a la ficha, y la revocación, si llega, deja rastro.
Fotos antes / después con control de consentimiento (RGPD)
La fotografía clínica es oro para el seguimiento de tratamientos y para el propio paciente, pero también es un dato de salud especialmente sensible. GestioClinic guarda las fotos antes/después dentro de la ficha, con un comparador lado a lado, y ata cada uso al consentimiento concreto:
- Foto solo para historia clínica, sin más uso.
- Foto que el paciente autoriza a usar con fines docentes o de comunicación.
- Sin consentimiento de difusión, la exportación de la imagen se bloquea.
Las imágenes se almacenan cifradas, igual que el resto de la base de datos, en el ordenador de la clínica. No suben a la nube de nadie.
Bonos de sesiones y presupuestos
Buena parte del negocio estético se vende en paquetes: ocho sesiones de láser, un bono de cinco peelings, un tratamiento facial repartido en visitas. GestioClinic lleva el control del bono —cuántas sesiones se han consumido, cuántas quedan, cuándo caduca— y lo descuenta solo en la cita. Los presupuestos se generan con el desglose correcto, distinguiendo la parte de acto médico de la parte puramente estética, que tributan distinto en el IVA.
Caja diaria
Al cierre del día la caja tiene que cuadrar. GestioClinic registra los cobros por método de pago (efectivo, tarjeta, transferencia, financiación), permite el arqueo y deja siempre rastro de auditoría de las anulaciones. Nada de tachar un cobro: se anula con su motivo y su huella.
Facturación VeriFactu
Toda factura que emite GestioClinic se genera con el registro de facturación que exige la normativa antifraude: huella encadenada, QR de cotejo y remisión a la Agencia Tributaria, en modalidad VeriFactu. Las series no tienen huecos y la factura sale lista para entregar o enviar. Si quiere entender en detalle qué es VeriFactu y desde cuándo le obliga, tiene una guía dedicada: VeriFactu para clínicas.
Mutuas y aseguradoras
Muchas clínicas de dermatología trabajan con compañías (Adeslas, Sanitas, DKV, Asisa y demás). GestioClinic incluye baremos de precios por aseguradora, número de autorización por acto, factura a la compañía con su CIF por el mismo motor VeriFactu y, sobre todo, el control de lo que cada mutua tiene pendiente de pagar. Saber cuánto le deben las compañías, y desde cuándo, es la diferencia entre cobrar a tiempo y perseguir facturas.
Lo que hace distinto a GestioClinic
Sin cuota mensual: se paga una vez
GestioClinic es de pago único. Compra la licencia y es suya, de forma perpetua. No hay una mensualidad que crezca con los años ni un programa que deje de funcionar el día que decida no pagar. El mantenimiento (actualizaciones y soporte prioritario) es opcional a partir del segundo año; si no lo renueva, el programa sigue funcionando para siempre con la versión que tenga. Lo desarrollamos en detalle en software de clínica sin cuota mensual.
Datos en la propia clínica (on-premise)
La historia clínica de sus pacientes no vive en la nube de un proveedor: vive en el ordenador de su clínica, en una base de datos cifrada, con copias de seguridad también cifradas. Si se cae internet, la consulta no se para, porque todo está dentro. Y nadie de fuera —tampoco nosotros— puede acceder a sus pacientes.
Multi-puesto por LAN, sin coste por usuario
El programa se instala en un ordenador principal (el puesto-servidor) y el resto de puestos —recepción, cada consulta, la tablet de firmar— se conectan a él por la red local de la clínica, desde el navegador. En la licencia Clínica los puestos son ilimitados: no paga por cada recepcionista ni por cada médico que añade.
En resumen: GestioClinic cubre el día completo de una clínica de estética o dermatología —agenda, ficha clínica, consentimientos en tablet, fotos antes/después, bonos, presupuestos, caja, VeriFactu y mutuas— con dos diferencias de fondo: lo paga una vez y sus datos se quedan en su clínica.